Reserviläisliitto ry:n ylläpitämä Maanpuolustusrekisteri on Reserviläisliitto ry:n, Suomen Reserviupseeriliitto ry:n, Maanpuolustuskiltojen liitto ry:n, Reserviläisurheiluliitto ry:n ja Maanpuolustusnaisten Liitto ry:n yhteinen jäsenrekisteri, jossa ylläpidetään em. liittoihin kuuluvien jäsenyhteisöjen (yhdistykset, kerhot, killat) henkilöjäsenten henkilö-, osoite- ja muita järjestötoiminnassa tarvittavia tietoja ja, jota käytetään myös em. liittojen järjestöjulkaisujen osalta tilaajarekisterinä. Maanpuolustusrekisterissä ylläpidetään myös ammunnanharrastajien omiin jäsenryhmiin järjestelmiin liittyviä tietoja.
Rekisteripitäjä ja yhteyshenkilö
Reserviläisliitto – Reservistförbundet ry
Y-tunnus 0224028-6
Döbelninkatu 2, 00260 Helsinki
Yhteyshenkilö:
09 4056 2010
jasenasiat@reservilaisliitto.fi
Tietosuojavastaava
toimisto@reservilaisliitto.fi
Reserviläisliitto ry, Suomen Reserviupseeriliitto ry, Maanpuolustuskiltojen liitto ry ja Maanpuolustusnaisten Liitto ry ovat jäsenyhdistystensä muodostamia keskusliittoja, joiden jäseninä ja toimieliminä on erilaisia rekisteröityjä yhdistyksiä. Maanpuolustusrekisteri sisältää näiden kaikkien yhteisöjen (yhdistykset, kerhot, killat, piirit) organisatorisia tietoja, jotka ovat jäsenrekisterin toiminnan kannalta tarpeellisia. Henkilöiden osalta rekisteri sisältää mm. seuraavia henkilöihin sekä jäsenyyksiin liittyviä tietoja:
– etunimet ja sukunimi sekä jäsennumero ja -laji
– yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
– Syntymäaikatieto, sukupuolitieto, asiointikieli
– ammatti- ja/tai oppiarvotiedot
– puolustushaara-, sotilasarvo- ja aselajitiedot sekä tiedot Reserviupseerikoulusta ja -kurssista – jäsenyystiedot em. liittojen yhdistyksissä liittymis- ja päättymispäivämäärineen sekä tiedot mahdollisista luottamustoimista, lehtitilauksista ja kouluttajapätevyyksistä
– Jäsenmaksulaskutuksessa tarvittavat pankkiyhteys- ja maksutiedot sekä maksuhistorian
– Toimintaturvatiedot ja siihen liittyvät maksutiedot
– Markkinointi- ja muut luovutuskiellot
– SRA-rekisteröintitiedot, kuten ampuja-id, kurssiosallistumiset sekä maksutiedot.
– Jäsenyhteydenotot ja niihin liittyvä kirjeenvaihto
Maanpuolustusrekisterin sisältämät tiedot saadaan pääosin jäseniltä itseltään. Rekisterin tietoja ylläpitävät sekä täydentävät rekisterinpitäjän toimihenkilöt sekä liittojen, piirien ja yhdistysten toimi- tai luottamushenkilöt. Jäsenillä on mahdollisuus omien tietojen korjaamiseen ja täydentämiseen internetin kautta tai ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään. Rekisterinpitäjä korjaa oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn niin pyytäessä tietoonsa tulevat virheelliset tai täydennettävät ilman aiheetonta viivästystä.
Maanpuolustusrekisterissä ei käsitellä erityisiä henkilötietoryhmiä koskevia tietoja. Maanpuolustusrekisterissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa, kuten profilointia.
Maanpuolustusrekisterin henkilö- ja muita tietoja käytetään mm. liittyen em. järjestöjen
1. jäsenmaksulaskutukseen ja niihin liittyviin jäsenmaksutuloutuksiin,
2. tiedottamiseen ja erinäisten järjestöjulkaisujen postittamiseen,
3. yleiseen järjestötyöhön, -toimintaan, -tiedottamiseen, tutkimukseen ja -koulutukseen,
4. ammuntaharrastuksen mahdollistamiseen,
5. vapaaehtoistoiminnan ja tapahtumien järjestämiseen ja tuottamiseen
6. viestintään ja markkinointiin
Järjestötoimintaan luetaan kuuluvaksi myös erilaisten järjestöhistoriikkien laatiminen ja järjestöjen jäsenyyden kestoon pohjautuvien huomionosoitusten käsittely sekä myöntäminen.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena ovat lakisääteinen velvoite pitää jäsenluetteloa ja rekisteröityjen henkilöiden suostumus sekä rekisterinpitäjän tai kolmannen oikeutettu etu järjestötyöhön, -toimintaan, -tiedottamiseen, -tutkimukseen ja -koulutukseen liittyen. Rekisteröity voi peruuttaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn milloin tahansa. Tiedot poistetaan, ellei niiden säästämiseen ole lakiin tai oikeutettuun etuun perustuvaa syytä. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa niiden käsittelyä. Jäsenyys em. liittoihin kuuluvassa jäsenyhteisössä ei kuitenkaan ole mahdollinen ilman henkilötietoja (nimi ja syntymäaika sekä postiosoite tai sähköpostiosoite) Maanpuolustusrekisterissä.
Jäsenen tietoja säilytetään Maanpuolustusrekisterissä niin kauan kuin henkilö on jäsenenä jossain em. liittoihin kuuluvassa jäsenyhteisössä tai kuin tietojen säilyttäminen on muuten tarpeellista järjestötyöhön, -toimintaan, -tiedottamiseen, -tutkimukseen ja -koulutukseen liittyen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään Maanpuolustusrekisterissä kaksi vuotta, ellei henkilö itse vaadi tietojensa välitöntä poistamista rekisteristä. Joitakin jäsenen tietoja voidaan joutua säilyttämään pidempään kirjanpito- ja muiden lakien johdosta.
Henkilö voi vaikuttaa tietojensa keräämiseen, käsittelyyn ja käyttöön mm. seuraavilla tavoilla:
1. Henkilötietojen tarkistaminen ja korjaaminen. Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa ja korjata omat tietonsa internetin kautta ns. eAsiointia käyttäen. Lisäksi rekisteröity voi pyytää tietonsa kirjallisena lähettämällä sähköpostia osoitteeseen jasenasiat@reservilaisliitto.fi, jolloin tiedot lähetetään henkilön Maanpuolustusrekisterissä olevaan osoitteeseen kuukauden kuluessa. Henkilö voi myös käydä tarkistamassa tietonsa rekisterinpitäjän toimitiloissa, jolloin henkilöllisyys tulee todistaa.
Henkilötietojen korjauksia voi toimittaa sähköpostilla osoitteeseen
jasenasiat@reservilaisliitto.fi, kirjeitse osoitteeseen Reserviläisliitto ry / jäsenrekisteri, Döbelninkatu 2 E, 00260 Helsinki tai puhelimitse numeroon (09) 4056 2010. Muutettavien ja korjattavien tietojen lisäksi on ilmoitettava, mihin yhteisöön jäsenenä kuuluu.
2. Luovutuskiellot. Jäsen voi kieltää omien tietojensa luovuttamisen markkinointitarkoituksiin jäseneksi liittymisen yhteydessä tai milloin tahansa myöhemmin. Lisäksi jäsen voi kategorisesti kieltää omien henkilötietojensa luovuttamisen ulkopuolisille tahoille.
Henkilölle voidaan hänen toiveestaan asettaa seuraavat kiellot:
– Ei mitään postia
– Luovutuskielto
– Suoramarkkinointikielto
Ei mitään postia- valinnalla rekisteröity voi kieltää kaikki muut kirje ja sähköpostiviestit, kuin jäsenmaksulaskutuksen sekä rekisteröityä henkilökohtaisesti koskevat yhteydenotot. Luovutuskielto tarkoittaa, ettei rekisteröidyn henkilötietoja luovuteta kolmannelle osapuolelle, kuten Postille tai kolmannen osapuolen suoramarkkinointiin. Suoramarkkinointikielto tarkoittaa, ettei rekisteröidyn tietoja käytetä liittojen tai kolmansien markkinointiviestintään.
3. Henkilötietojen poisto rekisteristä. Rekisteröity voi milloin tahansa vaatia kohdassa 1 kirjatuilla tavoilla henkilötietojensa poistoa rekisteristä tai niiden käytön rajoittamista. Jäsenyys em. liittoihin kuuluvassa jäsenyhteisössä ei kuitenkaan ole mahdollinen ilman henkilötietoja Maanpuolustusrekisterissä. Joitakin jäsenen tietoja voidaan joutua säilyttämään pidempään kirjanpito- ja muiden lakien johdosta.
4. Oikeus tarkistaa itseä koskevat henkilötiedot. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Rekisteröity voi harjoittaa näitä oikeuksiaan ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään sähköpostilla, puhelimitse tai postitse. Yhteystiedot löytyvät tämän selosteen alusta.
5. Valitus valvontaviranomaiselle. Rekisteröidyllä on oikeus kääntyä tietosuojavaltuutetun puoleen, mikäli hän kokee, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole asianmukaista. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löytyvät tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta: www.tietosuoja.fi.
Rekisteröidyn tietoja käsittelevät rekisterinpitäjän toimihenkilöt sekä liittojen, piirien ja yhdistysten toimi- tai luottamushenkilöt. Oikeus rekisteröidyn tietojen käsittelyyn on mahdollistettu kullekin käsittelijälle vain tarvittavassa laajuudessa. Esimerkiksi yhdistyskäyttäjät voivat nähdä vain oman yhdistyksensä jäsenet. Henkilötietoja käsittelevät vain sellaiset henkilöt, joiden toimenkuvaan kuuluu rekisterin käyttö ja yhdistys- ja käyttäjien määrä on rajoitettu. Rekisteröidyn tietoja voivat käsitellä myös it-ylläpito- ja tukitehtäviin liittyen rekisterinpitäjän sopimuskumppanit.
Maanpuolustusrekisterin henkilötietoja ja muita tietoja luovutetaan Reserviläisliiton ja muiden rekisterissä olevien liittojen yritysyhteistyökumppaneille ja alihankkijoille liittyen mm. jäsenmaksulaskujen ja -korttien tulostuksiin sekä postituksiin, jäsenlehtien postituksissa käytettäväksi, tutkimustarkoituksiin sekä ammuntaharrastusjärjestelmään liittyen.
Maanpuolustusrekisterin tietokantaa verrataan säännöllisesti Postin tietokantaan lähinnä osoite- ja muiden yhteystietojen pitämiseksi ajan tasalla. Satunnaisesti (harvemmin kuin kerran vuodessa) henkilötietojen vertaamista tehdään myös muiden yritysten kanssa puhelinnumerotietojen pitämiseksi ajan tasalla. Näihin liittyy tietojen luovutuksia Reserviläisliiton ja em. yritysten välillä.
Lisäksi tietoja luovutetaan satunnaisesti (vuosittain tai harvemmin) muille tahoille tarkoituksiin, jotka liittyvät järjestötyöhön, -toimintaan, -tiedottamiseen, -tutkimukseen ja -koulutukseen sekä suoramarkkinointiin. Henkilötietojen käyttötarkoitus rajataan kulloisenkin luovutuksen yhteydessä erikseen. Henkilötietojen luovutuksesta päättää kukin liitto erikseen ja itsenäisesti. Henkilötietojen luovutuksia ei toteuteta niiden henkilöiden osalta, jotka ovat henkilötietojensa luovutuksen kieltäneet.
Maanpuolustusrekisterin tietoja ei luovuteta EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Maanpuolustusrekisterin tietosisältöä ja sen varmistuksia säilytetään järjestelmää ylläpitävän it-yhteiskumppanin palvelimella. Yhteiskumppani seuraa alalla yleisesti hyväksyttyjä standardeja suojatakseen rekisterissä olevia henkilötietoja sekä estää ja seuraa järjestelmässä mahdollisesti havaittuja tietoturvaongelmia sopimuksen mukaisesti. Käyttöoikeuksien tahallisesti tai tahattomasti tapahtuva rikkominen on estetty. Yhteys on käytön aikana https-suojauksella salattu. Jäsenmaksutapahtumat ovat salattuja eikä rekisterin käyttäjillä ole pääsyä yksityiskohtaisiin maksutietoihin, kuten tilinumeroihin tai korttitietoihin.
Rekisterin henkilötietoja esim. yritysyhteistyökumppaneille ja alihankkijoille siirrettäessä käytetään salattua tiedonsiirtokanavaa tai tiedostomateriaalin salausta. Reserviläisliitolla on käytössä salattu sähköpostipalvelu, jonka käyttöön ohjeistetaan Reserviläisliiton verkkosivuilla.
Maanpuolustusrekisterin käyttäjätunnukset ja salasanat ovat henkilökohtaisia. Käyttäjätunnus ja salasana luovutetaan vain sellaiselle toimi- tai luottamushenkilölle, jolla on asemansa puolesta oikeus rekisteri- ja henkilötietojen käsittelyyn. Käyttöoikeudet rajataan kussakin tapauksessa sen pohjalta, millä organisaation tasolla (liitto, piiri, yhdistys) asianomainen toimi- tai luottamushenkilö toimii. Käytön ehdoista on laadittu kirjallinen ohje. Kirjautumisessa käytetään kaksivaiheista tunnistautumista. Rekisteröidyn tietoja käsitellään hyvän tiedonhallintatavan ja tietosuojaperiaatteiden mukaisesti.
Maanpuolustusrekisterin sähköisessä jäsenasioinnissa käyttäjätunnuksena on oma jäsennumero sekä henkilön itsensä määrittämä salasana.
Paperista, lähinnä jäsenmaksulaskutukseen, laskujen maksuun ja näihin liittyviin tilityksiin liittyvää, arkistoitavaa jäsenrekisteriaineistoa säilytetään lukituissa kaapeissa lain vaatima aika. Tämän jälkeen materiaali hävitetään tietosuojan periaatteet huomioiden.
Reserviläisliiton yhteystiedot löytyvät tämän tietosuojaselosteen alusta
Rekisterinpitäjä varaa oikeuden muuttaa tätä selostetta yksipuoleisesti. Ajantasaisen selosteen löydät Reserviläisliiton verkkosivuilta.
6.4.2020
Versio 1.0
31.8.2022
Päivitys