Kokoustyöskentely poikkeusoloissa

Suomen tasavallan hallitus on koronavirusepidemian johdosta valmistelemassa yhdessä Tasavallan Presidentin ja Eduskunnan kanssa valmiuslain käyttöönottoa ja tehnyt jo päätöksen oppilaitosten sulkemisesta määräajaksi. Niin ikään erilaisten kokousten pitämistä rajoitetaan siten, että yli kymmenen hengen julkisia kokouksia ei toistaiseksi saa järjestää. Näillä toimenpiteillä pyritään hidastamaan epidemian laajenemista, millä turvataan mm. sairaanhoitokapasiteetin riittävyys virustartuntojen lisääntyessä sekä turvataan erityisesti varttuneita suomalaisia, jotka ovat epidemian osalta suurimmassa riskiryhmässä.

Hallitusten ja toimielimien kokoukset

Reserviläisliitto teki jo muutama päivä sitten päätöksen omien, sisäisten kokoustensa peruuttamisesta sekä kielsi liiton johdolta vierailut erilaisissa järjestökentän tapahtumissa eri puolilla Suomea. Myös monet piirit ja yhdistykset ovat tehneet vastaavia päätöksiä.

Reserviläisliitto suosittelee vahvasti kaikille yhdistyksille ja piireille, etteivät ne toistaiseksi järjestä fyysisiä kokouksia. Hallituksen ja muiden toimielinten kokoukset voidaan järjestää puhelin- tai internetkokouksina, joihin tulee tarjota osallistumismahdollisuutta kaikille hallituksen tai toimielinten jäsenille. Näin voi tehdä, vaikka etäosallistumisesta ei ole mainintaa säännöissä. Yksittäisiä asiakysymyksiä voidaan ratkaista myös sähköpostikäsittelyllä. Kaikista kokouksista on laadittava normaalit päätöspöytäkirjat.

Myös viime vuoden tilinpäätökset sekä toimintakertomukset on mahdollista käsitellä ja hyväksyä etäkokouksissa, mutta jokaiselta hallituksen jäseneltä on pyydettävä sähköpostilla tai tekstiviestillä hyväksyntä tasekirjalle. Nämä viestit tulee tulostaa ja liittää tasekirjaan, joka toimitetaan normaalisti tilin- tai toiminnantarkastukseen. Fyysiset allekirjoitukset voidaan ottaa tasekirjaan, kun normaaleja kokouksia ja tapaamisia voidaan taas järjestää. Tästä menettelystä on hyvä ennakkoon keskustella myös toiminnan- ja tilintarkastajien kanssa, jottei poikkeusmenettely tule heille yllätyksenä.

Toimivan etäkokouksen järjestäminen edellyttää sitä, että kokoukselle on ennakkoon laadittu ja osallistujille lähetetty napakka esityslista päätösesityksineen tai päätösvaihtoehtoineen. Myös kokouksen ennakkosuunnitteluun, johtamiseen ja sujuvaan kokoustyöskentelyyn kannattaa kiinnittää erityistä huomiota. Mikäli etäkokousta varten käytetään internetissä sovellusta, on se hyvä testata ennen varsinaista kokousta, jotta yhteydet toimivat. Puheenvuorot tulee pitää lyhyinä ja päälle puhumista välttää.

Toimintakertomukseen tulee aikanaan kirjata tieto normaalista poikkeavien kokoustapojen käytöstä sekä se, että ne johtuivat virusepidemiasta ja päätöksistä tähän liittyen.

Yhdistysten ja piirien yleiset kokoukset

Valtaosa Reserviläisliiton jäsenyhdistyksistä ja piireistä on ns. kahden kokouksen järjestelmässä, jossa kevätkokous eli ns. tilinpäätöskokous on pidettävä kevään aikana. Liiton mallisäännöissä yhdistyksen kevätkokous on määrätty pidettäväksi huhtikuussa ja piirin vuosikokous toukokuussa. Reserviläisliiton suositus nykyisissä poikkeusoloissa on, että sääntömääräisiä kevätkokouksia lykätään aikaan, jolloin fyysisen kokouksen pitäminen on terveydelle turvallista.

Patentti- ja rekisterihallitus on jo tiedottanut, ettei se aio valvoa yhdistysten sääntöjen määrittämien päätösaikataulujen noudattamista. Myöskään Reserviläisliitto ei aio puuttua kokousaikatauluihin. Valmiuslaki antaa myös juridisen perusteen siirtää kokouksia. Mikäli olette raportointivelvollisia talousasioistanne jollekin taholle (verohallinto, pankki, toiminnan rahoittaja tms. taho), pääsääntöisesti hallituksen antama tilinpäätös (ja veroilmoitus) ja tarkastuskertomus riittävät.

Mikäli sääntömääräinen vuosikokous päätetään kuitenkin pitää, tulee paikallaolijoiden määrä pitää mahdollisimman pienenä eli kutsutaan paikalle vain viralliset kokousedustajat. Myös kokoustarjoilut on syytä jättää väliin. On hyvä huomioida, ettei yhdistyslaki määritä osallistujien minimimäärää yleisissä kokouksissa, säännöistä on hyvä tarkistaa omaa yhdistystä koskevat kokousmääräykset. Yleensä riittää, että kokous voi järjestäytyä (puheenjohtaja, sihteeri, pöytäkirjantarkastaja).

Reserviläisliiton keskustoimisto etätyöskentelee

Reserviläisliiton Helsingin Döbelninkadulla sijaitsevan keskustoimiston työskentely- ja kokouskäytäntöjä on virusepidemian johdosta muutettu. Osa henkilöstöstä on siirtynyt etätyöskentelyyn ja muut noudattavat toimistotyöskentelyn osalta erityistä varovaisuutta. Matkustusta julkisissa kulkuvälineissä pyritään välttämään erityisesti ruuhkahuippuina.

Samassa talossa työskentelevät maanpuolustusjärjestöt ja -yhteisöt ovat päättäneet, että talon yhteiset kokoustilat eivät ole toistaiseksi käytössä pl. henkilökunnan järjestämät etäkokoukset. Samassa kokoustilassa saa kerrallaan olla paikalla korkeintaan viisi henkilöä. Erilaisten kokoustarjoilujen järjestäminen on kielletty.

Talon henkilökunta seuraa koronatilanteen kehitystä ja tekee tilanteen vaatimia ratkaisuja kerran viikossa. Mikäli virustartuntoja esiintyy henkilökunnan keskuudessa, on toimistojen sulkeminen määräajaksi todennäköistä. Tällöin koko liiton henkilöstö siirtyy etätyöskentelyyn.

Reserviläisliitto kehottaa kaikkia seuraamaan viranomaistiedotusta sekä noudattamaan annettuja määräyksiä ja ohjeita. Suomi on kaikista puutteistaan huolimatta edelleen yksi maailman toimivimmista yhteiskunnista. Noudattamalla yhteisiä pelisääntöjä selviämme myös tästä haastavasta tilanteesta parhaalla mahdollisella tavalla sekä pienimmin mahdollisin vaurioin. Pidetään toisistamme huolta.