Jäsen- ja ampumaturvalaskutuksen tietosuoja tarkasti säädelty

Maanpuolustusrekisterissä muodostetut jäsenmaksu- sekä ampumaturvalaskut tulostetaan ja lähetetään Cardplus Oy:n toimesta. CardPlus on ISO/IEC 27001 -tietoturvasertifioitu yritys. 

Reserviläisliitto vastaa Maanpuolustusrekisterin toiminnasta. Rekisteristä toimitetaan viikoittain lasku- ja muuta materiaalia tulostettavaksi tai muuten muodostettavaksi Cardplus Oy:lle. Toimitus tapahtuu aina salatun kanavan kautta. 

CardPlus Oy:n toimintaa henkilötietojen käsittelyn osalta määrittää EU:n tietosuoja-asetus. Reserviläisliitto ja CardPlus Oy ovat allekirjoittaneet DPA-sopimuksen (Data Protection Agreement) henkilötietojen käsittelyä koskien. Sen mukaisesti CardPlus Oy säilyttää henkilötietoaineistoja EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti vain 45 päivää, jonka jälkeen kaikki henkilötiedot tuhotaan. Yrityksen henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus ja työntekijät ovat allekirjoittaneet vaitiolositoumuksen.

EU:n yleinen tietosuoja-asetus tuli sovellettavaksi käytäntöön 25.5.2018 alkaen. Uuden sääntelyn myötä yritysten ja yhdistysten on käsiteltävä entistä huolellisemmin esimerkiksi asiakkaista, työntekijöistä ja jäsenistä kerättyjä henkilötietoja. Henkilötietojen käsittelystä on myös informoitava nykyistä selkeämmin, koska tietosuoja-asetus korostaa henkilötietojen käsittelyn läpinäkyvyyden tärkeyttä.

Tietosuoja-asetuksen johdosta myös Maanpuolustusrekisterissä tehtiin muutoksia henkilötietojen käsittelyn periaatteisiin ja sääntöihin. Jokainen rekisteriin käyttöoikeuden saava liiton, piirin tai yhdistyksen käyttäjä on sitoutunut noudattamaan näitä sääntöjä. Pääsy henkilötietoihin on rajattu vain sitä yhteisöä koskevaksi, johon asianomaisella henkilöllä on oikeus.

Piireille ja yhdistyksille suunnatut tiedustelut

Mikäli piireihin tai yhdistyksille tulee jäseniltä tiedusteluita henkilötietojen käytöstä ja luovuttamisesta kolmansille osapuolille, esimerkiksi piirilehden postitusta varten, tulee nämä tiedustelut toimittaa Maanpuolustusrekisterin pääkäyttäjälle. On tärkeää myös huomioida, että kun henkilötietoja luovutetaan yhdistysten tai piirien toimesta kolmansille osapuolille, tulee tästä aina tehdä kirjallinen sopimus. Tätä varten on tehty kirjallinen sopimuspohja. 

Maanpuolustusrekisterin toiminnasta voi lukea lisää täältä.